Zlaté vajcia a time management – kritická analýza

Žijeme v dobe takmer neobmedzených možností a príležitostí. Nikdy v histórii sme ich nemali viac a to ešte rozhodne nie sme na konci. Každým dňom sa škála rozširuje. Jedna limita však ostáva rovnaká a navždy aj ostane. Čas.

Napriek tomu, že s časom sa učíme pracovať od malička, je to pre nás stále veľmi ťažko uchopiteľná dimenzia, najmä v porovnaní s priestorom. Väčšina z nás dokáže napríklad spoľahlivo odhadnúť, či sa auto zmestí do úzkeho parkovacieho miesta a navyše ho tam dokáže aj s ohromnou presnosťou zaparkovať. Ak je priestor príliš malý, odchádzame, nikdy sa nesnažíme dostať  sa do neho hrubou silou. Oproti tomu, pokiaľ ide o čas, naše odhady sú zúfalo nepresné a každý z nás sa občas pokúša zaparkovať do priestoru vhodného maximálne tak pre bicykel nie jedno, ale hneď 2 či 3 autá.

Manažment času

V poslednej dobe som sa začal sústrediť na frekvenciu slova „nestíham“. Je ohromné, ako často ho počujem, či vyslovujem, najmä v porovnaní so slovom „stíham“. Zdá sa, že s časom nepracujeme efektívne, a keďže každá neefektívnosť volá po svojom odstránení, neprekvapuje, že vzrastá popularita rôznych postupov, kurzov a školení time managementu – manažmentu času.

Time management je definovaný ako súbor určitých návykov, ktoré majú za cieľ dosiahnuť efektívne využívanie času počas výkonu aktivity, ktorá má jasne definovaný cieľ. Využitie času ako takého teda nie je cieľom, je iba prostriedkom k inému cieľu. Už samotný termín „manažment času“ je však pomerne zvláštny. Čas totiž nemôžeme manažovať, riadiť. Môžeme iba ovplyvňovať spôsoby, ako s ním narábame my. Odhliadnuc od tohto detailu – je dnešný koncept manažmentu času naozaj úspešný? Prináša výsledky? Výstupy z výskumu vravia, že dnešná teória time managementu síce môže pomôcť, ale sliepka na zlaté vajcia to nie je.

Výsledky výskumu

Doteraz najväčšiu analýzu rôznych výskumov zameriavajúcich sa na prácu s časom publikovali v roku 2007 B. Claessens, W. van Eerde a Ch. Rutte. Celkom preskúmali výsledky 35 štúdií, time management bol väčšinou testovaný na študentoch fakulty, na ktorej výskum prebiehal, alebo zamestnancoch konkrétnej firmy. Boli použité rôzne metódy – od sebahodnotiacich dotazníkov, cez analýzu denníkov až po experimenty.

Výsledky naznačujú, že uplatňovanie praktík manažmentu času má pozitívny vplyv na spokojnosť so životom a s prácou, zlepšuje zdravotný stav a znižuje stres. Vzťah medzi manažmentom času a výkonom (v práci či v škole) je však nejasný, väčšina výskumov žiadne zlepšenie vo výkone nezaznamenala. Školenia zlepšujú schopnosti time managementu, ale tie sa automaticky neodzrkadľujú vo výsledkoch zamestnanca či študenta.

Aby vôbec bolo možné hodnotiť schopnosti time mangementu, bolo potrebné vytvoriť určitú hodnotiacu stupnicu. Tri najznámejšie sú time management behaviour scale (TMBS, Macan et al., 1990), time structure questionnaire (TSQ, Bond a Feather, 1988) a time management questionnaire (TMQ, Britton a Tesser, 1991).

Najkonzistnetnejšie predpovede a tým pádom aj najväčšiu popularitu získal dotazník TMBS. Štatistická analýza odpovedí určila 4 relatívne nezávislé faktory manažmentu času:

• Stanovanie cieľov a priorít
• Plánovanie
• Vnímanie kontroly nad časom
• Sklon k neorganizovanosti

Tieto 4 faktory potom autori štúdie porovnávali s očakávanými výstupmi, medzi ktoré patrilo zlepšenie výkonu, zníženie stresu, či spokojnosť so životom. Prekvapujúce bolo zistenie, že skutočný vplyv mal iba jediný faktor – vnímanie kontroly nad časom. Na schopnosti v oblasti manažmentu času tak nemali žiaden, alebo vôbec žiaden vplyv tradične odporúčané postupy ako: nastavovanie  priorít, vyhodnocovanie denných plánov, krátkodobé ciele, „to-do“ zoznamy, písanie pripomienok, poriadok na pracovnom stole a podobne.

Vnímanie kontroly nad časom

Hodnotenie jediného významného faktoru – „vnímania kontroly nad časom“ bolo zostavené predovšetkým z otázok, ktoré sa zameriavali na odhadovanie času, prijímanie nadmerného množstva úloh, schopnosť povedať nie, a rozhodovanie ohľadom drobných a nedôležitých úloh. Šlo napríklad o sebahodnotenie na základe vety „Mám pocit, že svoj čas kontrolujem“, alebo „Mám pocit, že som zaneprázdnený obyčajnými a nedôležitými úlohami“.

Podrobnejšie skúmanie vnímania kontroly nad časom odhalilo, že tento faktor je dobrým mediátorom medzi používaním praktík time managementu a výstupmi, preto sa na neho začali zameriavať ďalšie štúdie. Bolo dokázané, že stanovovanie cieľov a priorít, plánovanie a sklon k organizovanosti sú veľmi prospešné, pokiaľ človek vníma, že má kontrolu nad časom, ale tento proces nefunguje opačným smerom. Ak teda nemáte pocit, že svoj čas kontrolujete, plánovanie môže vašu situáciu ešte zhoršiť, kvôli frustrácii z nesplnených cieľov.

Vnímanie kontroly nad časom sa tak prirodzene stalo stredobodom následného výskumu. Boli preukázané silné korelácie medzi vnímanou kontrolou a viacerými výstupnými premennými, napr. spokojnosti so životom a prácou, zdravotným stavom a úrovňou stresu a somatického napätia. Na druhej strane, spojitosť s pracovným výkonom bola preukázaná veľmi nejednoznačne.

Na túto situáciu reagovali B. Burt a S. Kemp (1994), ktorí sa rozhodli uskutočniť experiment, v ktorom študenti dostali za úlohu odhadnúť dĺžku trvania 6 jednoduchých aktivít (kontrola textu, počítanie, napísanie listu, drobný nákup, vyhľadanie knihy v knižnici) a následne ich aj vykonali. Autori potom vyhodnocovali sebahodnotiaci dotazník manažmentu času a skutočne dosiahnuté výsledky každého študenta. Ukázalo sa, že deklarované schopnosti v oblasti time management nemali žiaden vzťah k presnosti v odhadovaní trvania aktivity. Študenti s vyšším skóre manažmentu času dokonca odhadovali horšie ako ostatní, v drvivej väčšine trvanie značne nadhodnocovali. V priemere odhadovali dĺžku trvania aktivít dohromady na približne 59 minút, zatiaľ čo v skutočnosti to stihli za priemerne 50 minút. Nadhodnocovanie však môže byť jednoduchou bezpečnostnou stratégiou – ak zámerne nadhodnocujeme, máme určitú rezervu, či príležitosť začať nasledujúcu úlohu skôr. S tým samozrejme súvisí aj menšie množstvo stresu. Nadhodnocovanie teda môže navodiť dojem lepšej kontroly nad časom, ale nevedie to k vyššiemu výkonu.

Školenia manažmentu času – majú efekt?

Je ale možné zlepšiť výkonnosť prostredníctvom tréningu v oblasti time managementu? Výskum na túto otázku uskutočnili v roku 2010 A. Häfner a A. Stock. Vychádzali z predpokladu, že ak dokážu prostredníctvom školenia zvýšiť úroveň vnímanej kontroly nad časom a zároveň predstavia účastníkom školenia ďalšie možnosti time managementu, mohol by sa pracovný výkon zvýšiť. Účastníkom štúdie tak poskytli štandardné školenie time managementu a potom sledovali jeho vplyv. Účastníci školenia potvrdili, že začali aspoň občas používať väčšinu z predstavených techník (prioritizácia úloh, štrukturovanie pracovného dňa, monitoring času, nastavovanie cieľov), každému školenému bola tiež nameraná zmena v skóre manažmentu času. Výsledky ukázali, že školenie malo vplyv na zvýšenie vnímanej kontroly nad časom, ale pracovný výkon školených sa nezvýšil (ani z pohľadu času stráveného nad ich kľúčovou úlohou v práci ani z pohľadu hodnotenia nadriadeného).

Zhrnutie? Na základe empirického výskumu je teda možné konštatovať, že tréning v oblasti time managementu môže byť prospešný pre zdravie, či spokojnosť, hlavne v prípade, že sa jedná o človeka, ktorý prirodzene vníma čas ako zdroj, nad ktorým má určitú úroveň kontroly. Na druhej strane, očakávať od školení time managementu zvýšený výkon zo strany zamestnancov nie je vhodné, keďže priamy vplyv na výkon nepotvrdila ani jedna vedecká štúdia. Dobrý manažment času je teda z pohľadu zamestnanca  veľmi pozitívnou devízou ale zlatonosnou sliepkou z pohľadu firmy určite nie je.

Referencie

Bond, M. & Feather, N. (1988), “Some correlates of structure and purpose in the use of time”, Journal of Personality and Social Psychology, Vol. 55, pp. 321-9.

Britton, B.K. & Tesser, A. (1991), “Effects of time-management practices on college grades”, Journal of Educational Psychology, Vol. 83, pp. 405-10.

Burt, C.D.B. & Kemp, S. (1994), “Construction of activity duration and time management potential”, Applied Cognitive Psychology, Vol. 8, pp. 155-68.

Claessens, B. J. C., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel Review, 36, 255–275.

Häfner, A. & Stock, A. (2010) Time Management Training and Perceived Control of Time at Work, The Journal of Psychology, 144:5, 429-447.

Macan, T. H., Shahani, C., Dipboye, R. L., & Phillips, A. P. (1990). College students’ time management: Correlations with academic performance and stress. Journal of Educational Psychology, 82, 760–768.

Macan, T.H. (1994), “Time management: test of a process model”, Journal of Applied Psychology, Vol. 79, pp. 381-91.

Macan, T.H. (1996), “Time-management training: effects on time behaviours, attitudes, and job performance”, The Journal of Psychology, Vol. 130, pp. 229-36.

---

Moja FB stránka: